學會利用自己的時間

人的能力有限，無法超越某些限度，如果能對準備工作盡量做到慎重研究、檢討的地步，至少可以將能力作更大的發揮。

今天的世界是思想家、策劃家的世界。惟有那些辦事有秩序、有條理的人，才會成功。而那種頭腦錯亂，做事沒有秩序、沒有條理的人，成功永遠都和他擦肩而過。

每人每天擁有的時間都是相等的，但是不同的人在相同時間內所做的工作卻相差懸殊。不會利用時間的人總是事倍功半，會利用時間的人則可事半功倍。

（1）對時間進行計劃管理。對時間的使用不能干了再算，而要算了再干。

把要完成的工作，按小時、按天、按周的先后時序排好，然后按計劃逐個完成。在自己可控的時間內工作安排緊張而有節奏，并盡力把不可控時間轉化為可控時間，善于在不可控時間內處理事務。使用時間最忌把時間切成零星的碎片，要盡量把自己的時間集中起來使用。集中時間的多少要依工作的需要而定，集中得過多，也會造成浪費。一般來說，時間集中較多的人，往往是時間利用率最高的人。

（2）對時間的使用也要計算成本。凡是勞而無功或得不償失的事盡量不去做。計算時間的單位不要用小時，而要用分鐘。越小越有助于督促自己珍惜時間，抓緊時間，充分利用時間。

假定一個部門平均每人月收入400元，這400元占每人每月創造新價值的27%，

則每人每月創造新價值為400&pide;27%≈1482元。每人每天工作7.5小時，每月工作23.5天，則每人每月工作時間為7.5×23.5×60＝10575分鐘。每人每分鐘創造的價值1482&pide;10575≈0.14元。

如果辦一件事，需要3個人工作5天，則辦此事的成本為3×5×7.5×60×0.14≈945元。

（3）善于區分重要工作和一般工作。一個人的精力有限，因此工作要分輕重緩急。工作一般分三類：急件，必須馬上辦；優先件，盡量去辦；普通件，有空去辦。應把主要時間花在重要的事情上去，抓住了關鍵性的工作，才能有效地提高時間的利用率。

（4）利用最佳狀態去辦最難和最重要的工作。一個人在一天的不同時間里，精力狀況是不一樣的。生物學家通過研究提示，人和其他生物的生理活動都有明顯的時間規律。人的智力、體力和情感都顯現出一種周期性的變化，

也就是人體內“生物鐘”的作用。管理者應該找出自己在一天中，什么時間工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作時間，來處理最重要和最難辦的工作，而把精力稍差的時間，用來處理例行公事的事情上。

（5）把常規的工作標準化。經常性辦理的工作，應在規章制度中明確規定，照章辦事。同樣的問題出現后，把具體情況和處理辦法寫下來作為日后處理同樣問題的范例。這些范例經過逐漸修訂改進而形成標準化，這可使領導者擺脫瑣事的糾纏。領導者要保持優化的工作秩序，先考慮好先干什么，后干什么，使自己的工作有條不紊，逐步規范化，不能東一耙子、西一掃帚，更不能顧此失彼。

（6）抓住今天，不唱明日歌。只有當天完成當天的任務，而不是拖延到明天，時間利用率才能提高。日本效率專家桑名一央指出：“昨天已是無效的支票，而明天是預約的支票，只有今天才是貨幣，只有此時此刻才具有流動性。”

立足“今天”，珍惜“今天”，凡今天能做的事，決不能推到明天。明朝文嘉有《今日》詩：“今日復今日，今日何其少！今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言姑待明朝主，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日》詩，努力做人今日始。”

（7）有效地利用零碎時間。所謂零碎時間是指不構成連續時段，在兩件事之間的空余時間。有效地利用零碎時間，可以增加工作密度，加快工作節奏。

（8）提高單位時間的利用率。

做任何事情，都要高度集中注意力，以便縮短時間。有成效的主管并不感到肩上的擔子壓得自己喘不過氣來，相信自己的時間是充分的，總認為還可以擠出更多的時間來。

（9）復合工作法。人的大腦是劃分區域的，如聽覺區、視覺區、語言區……各個區域有不同的使命，據說可使兩個以上的區域同時興奮起來，因此有些工作可以同時進行。有些應酬或不重要的會議，領導者不去又不行，去了又覺得失去不少寶貴時間。這時一方面表面應酬，另一方面可思考其他工作。

（10）有效地利用節約時間的工具。如個人備忘錄、臺歷、工具書、通信簿、計算器、電話、電子郵件、DVD機、錄像機等。工具齊全、適用，用起來方便、順手，就有助于提高工作效率。

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