心靈的港灣

時間管理的案例和心得,時間管理的本質到底是什麼?

時間管理的本質到底是什麼?

作者:趙曉璃(職場作家、生涯規劃師)

寫在前面的話:

不知道你有沒有這樣的感覺,那就是忙了一天下來,總感覺心底空落落的,不知道這一天來自己到底忙了啥,

結果越忙越迷茫;

不知道你有沒有這樣的困惑,那就是很多文章都拼了命地告訴你,別人是如何利用同樣的二十四小時,做出了四十八小時的事情,於是他們在飛速成長,而你卻總是原地踏步踏;

不知道你有沒有這樣的痛苦,那就是心裡也清楚時間管理多麼重要、自控力多麼重要,可當密密麻麻的工作排山倒海般向你湧來,你卻倉皇逃竄,或者一拖再拖、直到最後一刻,

趕緊敷衍了事,事後你總是懊悔不迭,覺得自己為什麼會這樣?!

在四處求索苦悶無解之際,偶然間你看到了一個詞語,突然靈光乍現,原來這些問題的癥結,都出在這四個字上——

時間管理!

一、

先和你分享一個真實的故事。

故事的主人公是我的一位諮詢者小霞(化名),

當時她找我諮詢的目的,就是想要知道該如何進行時間管理,因為她覺得自己的時間管理效率低下,看了很多書也參加了所謂的自控力小組,但她絕望地發現,自己的時間管理效率並沒有得到實質性的改善。

當時的小霞在一家外貿公司上班,每天負責在網上解答客戶疑問、協助處理售後問題、還要自己做單出業績,她每天早早地到公司,每天也列出今天重要的幾件事,

並且也買了番茄鐘,然而詭異的是,按照小霞的說法,只要往座位上一坐,不知為何,就會身不由己啊——

剛想好好回一封郵件吧,這邊客戶的電話就來了;

剛想坐下來準備打幾個回訪電話吧,對話方塊裡彈出了詢價的頁面;

剛想整理下近期的名單,對意向客戶繼續跟進時,突然接到了一起客戶投訴,趕緊要去安撫客人的情緒......

一天下來,原本完美的計畫最後完全被打散,

每天疲於奔命地工作,但總也感覺不到自己的成長,列好的計畫看起來更像是一場笑話。

一開始遇到這種情況的時候,小霞也學了一些時間管理的方法,比如嘗試著把同類型的工作放在一起處理,確實提高了一些效率,可很快她發現,這節省下來的時間還是遠遠不夠啊,於是小霞無比焦慮,甚至一度懷疑時間管理是不是根本就沒用呢?!

二、

或許,

小霞面臨的問題也是好多職場人共同的問題,那就是每天都忙不過來,要處理的事情那麼多,但一天就是24小時,遠遠不夠用,本以為學了時間管理之後,這樣的情形會好一些,可學完之後依然絕望地發現,並沒有實質上的改善啊。

這就是很多人在時間管理上存在的一個最大的誤區。

很多人認為,時間管理時間管理,當然是從時間出發,省下很多時間一個不落地完成所有工作。

但很少有人明白,真正的時間管理,恰恰不是從時間出發而是從事情出發,去減少你每天要做的事情,然後再去安排時間去執行,所以時間管理的關鍵點,還是落在了“選擇”上。

說到這裡,可能有朋友就會問了:“開玩笑吧,怎麼能減少每天要做的事情啊?根本沒法減的好嗎?”

果真?

三、

以文中的小霞為例。

從小霞的工作內容來看,怎麼進行選擇,又如何做減法呢?

先大致將上下午的工作內容進行劃分。

上午是一個人精力最充沛頭腦最清醒的時候,最適合安排重要緊急的工作內容,比如意向客戶的跟進、重要電子郵件的回復、款項的催收、合同的簽訂,等等;

下午可以用來集中處理客戶投訴、詢價諮詢、電話回訪等零星瑣碎的工作內容,之所以放在下午,還有一個額外的好處就在於,如果真的遇到一位元難纏的客戶,可以用“不好意思,我們下班了,明天我們再溝通好嗎?”這樣的話術予以適當的拖延,一夜過去,有很多客戶就會自我調節,情緒就會平復很多,第二天再進行溝通的時候,就可以指向問題,做出及時有效的解決方案了。

做完了這一步之後,關鍵問題來了,小霞的工作內容裡面,有沒有可以減少的工作量呢?

小霞說,其實處理客戶投訴這部分工作,公司有專門的客服部處理,但按照小霞的說法,自己經手的客戶,情況自然自己最熟悉,好多時候客服部不明白情況,於是就讓小霞直接和客戶解釋和溝通,時間往往就在這裡不知不覺地流失了。

如今小霞最應該做的一件事情,就是把這份本該由客服部完成的工作轉移回去。

為了方便客服部處理投訴,小霞需要做一件事情,就是把該客戶的情況整理成文字形式,附上必要的溝通截圖,在客服部收到這起客戶投訴時,直接將該客戶的資料予以打包,發送過去讓客服部自己閱讀,如果有具體細節不明白的再問她即可。

這樣一來,就省去了之前很多無謂的時間損耗。

四、

通過外貿業務員小霞的例子,想必你對時間管理有了新的認知和思考。

在這裡我總結了三點,便於各位朋友做個參考與借鑒——

時間管理的目的不是為了騰出時間做好所有的事情,而是將事情進行重新安排,集中黃金時間處理重要而緊急的事情。

時間管理的物件不是時間本身,而是你手頭的事務本身。

時間管理的本質是對工作內容進行選擇,做好需要自己做的事,把該轉移的事情進行轉移,提升自己的核心能力,如此,才能獲得真正意義上的成長。

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但很少有人明白,真正的時間管理,恰恰不是從時間出發而是從事情出發,去減少你每天要做的事情,然後再去安排時間去執行,所以時間管理的關鍵點,還是落在了“選擇”上。

說到這裡,可能有朋友就會問了:“開玩笑吧,怎麼能減少每天要做的事情啊?根本沒法減的好嗎?”

果真?

三、

以文中的小霞為例。

從小霞的工作內容來看,怎麼進行選擇,又如何做減法呢?

先大致將上下午的工作內容進行劃分。

上午是一個人精力最充沛頭腦最清醒的時候,最適合安排重要緊急的工作內容,比如意向客戶的跟進、重要電子郵件的回復、款項的催收、合同的簽訂,等等;

下午可以用來集中處理客戶投訴、詢價諮詢、電話回訪等零星瑣碎的工作內容,之所以放在下午,還有一個額外的好處就在於,如果真的遇到一位元難纏的客戶,可以用“不好意思,我們下班了,明天我們再溝通好嗎?”這樣的話術予以適當的拖延,一夜過去,有很多客戶就會自我調節,情緒就會平復很多,第二天再進行溝通的時候,就可以指向問題,做出及時有效的解決方案了。

做完了這一步之後,關鍵問題來了,小霞的工作內容裡面,有沒有可以減少的工作量呢?

小霞說,其實處理客戶投訴這部分工作,公司有專門的客服部處理,但按照小霞的說法,自己經手的客戶,情況自然自己最熟悉,好多時候客服部不明白情況,於是就讓小霞直接和客戶解釋和溝通,時間往往就在這裡不知不覺地流失了。

如今小霞最應該做的一件事情,就是把這份本該由客服部完成的工作轉移回去。

為了方便客服部處理投訴,小霞需要做一件事情,就是把該客戶的情況整理成文字形式,附上必要的溝通截圖,在客服部收到這起客戶投訴時,直接將該客戶的資料予以打包,發送過去讓客服部自己閱讀,如果有具體細節不明白的再問她即可。

這樣一來,就省去了之前很多無謂的時間損耗。

四、

通過外貿業務員小霞的例子,想必你對時間管理有了新的認知和思考。

在這裡我總結了三點,便於各位朋友做個參考與借鑒——

時間管理的目的不是為了騰出時間做好所有的事情,而是將事情進行重新安排,集中黃金時間處理重要而緊急的事情。

時間管理的物件不是時間本身,而是你手頭的事務本身。

時間管理的本質是對工作內容進行選擇,做好需要自己做的事,把該轉移的事情進行轉移,提升自己的核心能力,如此,才能獲得真正意義上的成長。

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